Datenschutzerklärung Mieterportal

Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsführer der Gesellschaften der Aachener Gruppe. Für das Mieterportal der Aachener Gruppe gilt die Datenschutzerklärung für die Website, die Sie unter folgendem Link finden: https://www.aachener-swg.de/datenschutz.html
Zusätzlich und vorrangig gilt für das Mieterportal der Aachener Gruppe:

1. Verantwortliches Unternehmen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH, Mevissenstraße 14, 50668 Köln,
vertreten durch ihre Geschäftsführer Dipl.-Kfm. Marion Sett und Dipl.-Kfm. Franz-Bernd Große-Wilde MRICS.

2. Datenschutzbeauftragter
Herr Martin Hille, Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH
Mevissenstraße 14, 50668 Köln
Tel. 0221/7745-593
E-Mail: datenschutzbeauftragter@aachener-swg.de

3. Zwecke der Datennutzung, erhobene Daten
In dem Mieterportal der Aachener Gruppe bieten wir Ihnen verschiedene Leistungen im Zusammenhang mit der Pflege, dem Betrieb, dem Support und der Beratung von Mieterdaten an. Dazu ist es in der Regel erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten angeben, die wir zur Erbringung der jeweiligen Leistung nutzen. Mit der Registrierung im Mieterportal der Aachener Gruppe werden folgende Daten erhoben:
  • Registrierungscode (diese Information erhalten Sie von uns)
  • Passwort
  • Stammdaten (zB. Name, Kontaktdaten, E-Mail)
  • Vertragsdaten (zB. Dauer, Konditionen, Anfragen)
  • Nutzungsdaten (zB. Betriebskosten, Heizkosten, Aufträge, Verbräuche)
  • Schriftverkehr/Korrespondenz (zB. Rechnungen, Aufträge, Belege)
Diese Daten dienen der Identifikation und werden ausschließlich für den Betrieb des Mieterportals und die Abwicklung / Verwaltung des Mietverhältnisses, worin sich die Datenverarbeitung im Wesentlichen begründet, erhoben und gespeichert. Mit Ihrer Registrierung auf unserer Seite werden wir zudem Ihre IP-Adresse und das Datum sowie die Uhrzeit Ihrer Registrierung speichern. Dies dient der Missbrauchskontrolle.

4. Datenübermittlung an Dritte, Dienstleister für das Portal
Personenbezogene Daten werden von uns grundsätzlich nicht verkauft, verbreitet oder Dritten gegen Entgelt überlassen. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Zu diesem Zwecke geben wir Daten an unsere Dienstleistungspartner weiter. Der Dienstleister, der dieses Mieterportal für uns betreibt, ist die Aareon AG; Isaac-Fulda-Allee 6, 55124 Mainz. Mit dem Dienstleister ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Es werden Ihre Eingaben, Ihre IP-Adresse, die von Ihnen aufgerufene Seite sowie der Zugriffszeitpunkt und Ihrer Browserkonfiguration an die Aareon AG übertragen. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der Aareon AG: https://www.aareon.de/Aareon_Cloud_Services/IT-Outsourcing_Sicher_und_zuverl%C3%A4ssig_in_Ex-pertenhand.34265.html

5. Datenübermittlung in Drittstaaten
Eine Datenübermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet seitens der Gesellschaften der Aachener Gruppe grundsätzlich nicht statt.

6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten besteht in der Einholung Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung ist auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

7. Routinemäßige Löschung von personenbezogenen Daten
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die Daten im Portal sowie Ihr Zugang werden 24 Monate nach dem Ende des Mietverhältnisses für den Mieter bereitgestellt. Im Anschluss wird sowohl der Zugang als auch der Inhalt gelöscht.

8. Einsatz von Cookies
Websites können teilweise Cookies verwenden. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Internetseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Internetbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden. Zweck dieser Wiedererkennung ist es, den Nutzern die Verwendung der Internetseite zu erleichtern. Die meisten der verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.
Durch den Einsatz von Cookies können den Nutzern dieser Internetseite nutzerfreundliche Services bereitgestellt werden, welche ohne die Cookie-Setzung nicht möglich wären.
Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Internetseite vollumgänglich nutzbar.
Es werden ausschließlich folgende technisch notwendigen Cookies von unserem Dienstleistungspartner Aareon eingesetzt:

PHPSESSID (PHP Session Cookie)
• Zweck: Benötigt für aktuelle Sitzung (sonst kein Login möglich)
• Laufzeit: während aktiver Sitzung (bis zur Abmeldung)
• Anbieter: https://meine-aachener-crmportal.aareon.com/

acceptCookie
• Zweck: Zeigt an, ob Cookies akzeptiert wurden oder nicht
• Laufzeit: ca. 1 Monat
https://meine-aachener-crmportal.aareon.com/

Checker
• Zweck: Prüft, ob Javascript aktiviert ist; wenn nicht, erscheint eine Meldung, dass es benötigt
wird
• Laufzeit: während aktiver Sitzung (bis zur Abmeldung)
https://meine-aachener-crmportal.aareon.com/

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Automatische Entscheidungsfindungen, Durchführung eines Profilings
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Bestehende Datenschutzrechte betroffener Personen
a) Recht auf Bestätigung (Art. 15 DSGVO)
Jede betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

b) Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Jede betroffene Person hat für den Fall, dass von dem Verantwortlichen sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf folgende Informationen:
- die Verarbeitungszwecke;
- die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
- die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
- falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
- das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
- das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
- wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
- das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person. Ferner steht der betroffenen Person ein Auskunftsrecht darüber zu, ob personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt wurden. Sofern dies der Fall ist, so steht der betroffenen Person im Übrigen das Recht zu, Auskunft über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung zu erhalten.

c) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, die unverzügliche Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

d) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, soweit ein Löschungsgrund nach Art 17 DSGVO vorliegt und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist.

e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO, von dem Verantwortlichen die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche durch die betroffene Person einem Verantwortlichen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Des Weiteren hat sie das Recht, diese Daten unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO einem anderen Verantwortlichen oder Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.

g) Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation erheben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sollten wir personenbezogene Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widerspricht die betroffene Person der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Zudem hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die sie betreffende Verarbeitung personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. I DSGVO erfolgen, Widerspruch einzulegen, es sei denn, eine solche Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

h) Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

i) Beschwerderecht
Darüber hinaus besteht für die betroffene Person ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG.

11. Weitere Informationen


Dem Mieter ist bekannt, dass der Datenschutz bei Datenübertragungen im Internet nach dem derzeitigen Stand der Technik noch nicht umfassend gewährleistet werden kann. Der Mieter trägt insofern für die Sicherheit der von ihm ins Internet übermittelten Daten selbst Sorge. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.


Stand: April 2025